home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ JCSM Shareware Collection 1996 September / JCSM Shareware Collection (JCS Distribution) (September 1996).ISO / medhelth / collt104.zip / INSTCOL2.EXE / COLLECT.TX3 < prev    next >
Text File  |  1995-07-12  |  36KB  |  873 lines
  1.  
  2.                          ACCOUNTS RECEIVABLES AGING
  3.  
  4.           There are two types of Accounts Receivable Aging produced
  5.           by  this  function:  1) Master Aging,  and  2)  Selective
  6.           Aging.   Your 'Master Aging' should always be ran at  the
  7.           end  of an accounting period and prior to any  'Selective
  8.           Aging', statements, and collection letters.  The  'Master
  9.           Aging'  acts  as  an  accounting  period  closing  cycle.
  10.           During  this process each account/patient has an  updated
  11.           ledger record generated. This ledger (or balance  record)
  12.           is  used  to control all selective reports  generated  by
  13.           this  'COLLECT' system.  Failure to run a 'Master  Aging'
  14.           at  the  end of an accounting cycle will  result  in  the
  15.           selective  reports  being generated based upon  the  last
  16.           'Master Aging' cycle and the accounts/patients on file at
  17.           that time.
  18.  
  19.  
  20.           (M)aster aged accounts receivables.  Upon selecting  this
  21.           function  you will be required to enter those  parameters
  22.           that  control  the  way you  are  controlling  your  open
  23.           receivables.   (Note  -  COLLECT  will  default  to   the
  24.           parameters you set in MEDshare#1 or DENTAL#1.  Any change
  25.           to the  'default'  settings  will result in changes being
  26.           made  to the MEDshare#1 or DENTAL#1 settings. If you exit
  27.           COLLECT and then change these settings again in MEDshare#1
  28.           /DENTAL#1 and then return to COLLECT you will be notified
  29.           of  this  change and required to either exit  COLLECT  or
  30.           allow COLLECT to reset these values to what COLLECT  last
  31.           used.)
  32.  
  33.           By (A)ccount or (P)atient: - This selection controls  how
  34.           much  information  is processed for  each  ledger  record
  35.           generated.
  36.  
  37.           (A)ccount  -  If you select this option only  one  ledger
  38.           (balance)  record  will be created for  each  account  no
  39.           matter how many patients make up this account.  When  you
  40.           select  this  option you will not be allowed  to  produce
  41.           selective  aging  reports by code group,  billing  cycle,
  42.           table,  doctor, insurance companies, or  employer.   When
  43.           you  process by account individual patients  are  ignored
  44.           and  all  patients  transactions  for  that  account  are
  45.           treated as if only one patient existed.
  46.  
  47.           (P)atient  - This is the preferred method of  processing.
  48.           When you select this option you are able to create ledger
  49.           (balance)   records  that  can  be  used  for   selective
  50.           reporting.
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.       Page 25
  59.  
  60.  
  61.           By  (D)ate  or (I)nvoice: - This selection  controls  how
  62.           aging  will be performed, the sequence  transactions  are
  63.           displayed  or  listed,  and the  general  format  of  the
  64.           statements you will be printing.
  65.  
  66.           (D)ate  -  If  you  select  this  option  aging  of  your
  67.           receivables is performed by applying receipts against the
  68.           oldest open balance.  While this is adequate for patients
  69.           that have no insurance it will not allow you to  properly
  70.           monitor   outstanding  insurance   charges.    Statements
  71.           printed  when using this option will list all prior  open
  72.           charges  (prior  to  last statement  date)  as  a  single
  73.           balance   forward  entry  and  then  list   all   current
  74.           transactions following last statement date in detail.
  75.  
  76.           (I)nvoice  - This is the preferred method of  processing.
  77.           When  you select this option you will be processing  your
  78.           receivables  in  invoice  sequence.   This  method   does
  79.           require  more attention from the operator but it in  turn
  80.           provides the ability to identify open insurance  charges.
  81.           Statements printed when using this option will not have a
  82.           beginning balance but will list all open invoices.
  83.  
  84.  
  85.           (S)elective  aged  A/R  recaps:  (Note  -  All  selective
  86.           reporting  is  based upon the  ledger  (balance)  records
  87.           created  by the 'Master Aging' cycle.  Be sure  that  you
  88.           have  run a current 'Master Aging' prior to  running  any
  89.           selective report.)
  90.  
  91.           The ability to print selective aged A/R recaps allows you
  92.           to  exercise better control over your  open  receivables.
  93.           When  you request these reports you have the  ability  to
  94.           limit the selection to a single aged category or  combine
  95.           as  many  as  you  wish into one.  In  addition  to  this
  96.           selective request feature you can also either include, or
  97.           exclude,  insurance  liability in the total  amount  due.
  98.           Using  this option you are able to identify how  much  of
  99.           your receivables is patient liability only.
  100.  
  101.  
  102.           Selective A/R reports consist of the following:
  103.  
  104.           If  'Master  Aging' was by either 'Account and  Date'  or
  105.           'Account and Invoice':
  106.  
  107.                           Sequence by: (I)d. number
  108.                                        (L)ast name
  109.  
  110.           If  'Master  Aging' was by either 'Patient and  Date'  or
  111.           'Patient and Invoice':
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.       Page 26
  117.  
  118.  
  119.                           Sequence by: (I)d. number
  120.                                        (L)ast name
  121.                                        (C)ode patient grouping
  122.                                        (B)illing cycle
  123.                                        (D)octor
  124.                                        (T)able
  125.                                        (P)rimary insurance
  126.                                        (S)econdary insurance
  127.                                        (E)mployer
  128.  
  129.  
  130.           (I)d.  number  - This report will be  by  account/patient
  131.           number  sequence  for the aging categories  you  wish  to
  132.           list.
  133.  
  134.           (L)ast  name  - This report will  be  by  account/patient
  135.           last/first  name  for the aging categories  you  wish  to
  136.           list.
  137.  
  138.           (C)ode patient grouping - This report will be by -  Code,
  139.           patient/account  number.   Separate  Accounts  Receivable
  140.           totals will be printed for each CODE group of patients.
  141.  
  142.           (B)illing  cycle  - When you setup a patient  master  you
  143.           have  the  ability to assign that patient to  a  specific
  144.           billing cycle.  If you are assigning patients to  various
  145.           billing  cycles  you should use this report  sequence  to
  146.           list the patients within each billing cycle.  This report
  147.           will  be  by  - Billing cycle  code  and  patient/account
  148.           number.   Separate  Accounts Receivable  totals  will  be
  149.           printed for each BILLING CYCLE group of patients.
  150.  
  151.           (D)octor   -   This   report   will   be   sequenced   by
  152.           account/patient     within    assigned     doctor/dentist
  153.           identification  number for the aging categories you  wish
  154.           to  list.  Totals  will be printed  for  each  change  in
  155.           doctor/dentist ID.
  156.  
  157.           (T)able   -   This   report   will   be   sequenced    by
  158.           account/patient within assigned charge table code for the
  159.           aging categories you wish to list. Totals will be printed
  160.           for each change in table code.
  161.  
  162.           (P)rimary  insurance - This report will be  sequenced  by
  163.           account/patient  within assigned primary  insurance  code
  164.           sequence.  In addition to this you are able to limit  the
  165.           selection to only a specific insurance code. Totals  will
  166.           be printed for each change in insurance code.
  167.  
  168.           (S)econdary insurance - This report will be sequenced  by
  169.           account/patient within assigned secondary insurance  code
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.       Page 27
  175.  
  176.  
  177.           sequence.  In addition to this you are able to limit  the
  178.           selection to only a specific insurance code. Totals  will
  179.           be printed for each change in insurance code.
  180.  
  181.           (E)mployer   -   This  report  will   be   sequenced   by
  182.           account/patient  within  employer name  sequence.  Totals
  183.           will be printed for each change in employer name.
  184.  
  185.           List  receivables  for:  The  following  list  of   aging
  186.           categories can be individually processed for receivables.
  187.           If  you answer a specific category with a 'N'  then  that
  188.           aging category will not receive be listed in the A/R.  If
  189.           you answer with a 'Y' then all accounts/patients in  that
  190.           category will be listed in the A/R. (Note - This category
  191.           classification  is assigned to your accounts/patients  by
  192.           the 'Master Aging' cycle.  Be sure you have ran a 'Master
  193.           Aging' prior to any selective print request.)
  194.  
  195.           Current  Statement Date:  Enter the date you are  closing
  196.           this statement cycle on.  This date is captured when  you
  197.           run  a  'Master Aging' and will be provided  to  you  for
  198.           possible  change.   No  transactions  on  file  will   be
  199.           processed that have a transaction date more current  than
  200.           the 'Current Statement Date'.
  201.  
  202.           Prior  Statement  Date:   Enter the  date  you  last  ran
  203.           statements.  This date is captured when you ran a 'Master
  204.           Aging'  and will be provided to you for possible  change.
  205.           If  you  are  processing your receivable  by  'Date'  all
  206.           transactions  prior to this date will be totaled  into  a
  207.           'Balance Forward' amount and this amount will be  printed
  208.           at  the top of each statement if its value is  not  zero.
  209.           This  date  is used by Selective Aging  to  identify  all
  210.           transactions  that  should  be  included  in  the  'Prior
  211.           Accounts  Receivable' total listed at the bottom of  your
  212.           aging  reports.  All transactions having a  date  greater
  213.           than  the  'Prior  Statement Date'  will  be  totaled  as
  214.           'Current  Months Activity' totals for charges,  receipts,
  215.           and  adjustments and printed at the bottom of your  aging
  216.           reports.
  217.  
  218.           Include  insurance liability in patient  total  liability
  219.           (Y/N):  By entering a 'N' to this request you will  print
  220.           selective  A/R that request payment only for the  patient
  221.           liability.   This is a valuable feature that  will  allow
  222.           you to inform the patient of total charges pending  while
  223.           only  billing  them for their current - non  insurance  -
  224.           liability.
  225.  
  226.  
  227.  
  228.  
  229.  
  230.  
  231.  
  232.       Page 28
  233.  
  234.  
  235.                                  STATEMENTS
  236.  
  237.           The  statements  printed by 'COLLECT'  have  an  improved
  238.           format  over  statements  printed  by  either  MEDshare#1
  239.           or DENTAL#1.  This improvement consists of:
  240.  
  241.           A) Three columns of dollar values -
  242.                         column 1 = insurance liability
  243.                         column 2 = patient liability
  244.                         column 3 = total liability requested to pay
  245.  
  246.           Total  liability  can be printed to  either  include,  or
  247.           exclude, insurance liability.
  248.  
  249.           B) An EOB code associated with the insurance liability that is
  250.           used to communicate to the patient the reason for reduced
  251.           insurance liability coverage. The associated  description
  252.           for these codes is printed at the bottom of last page  of
  253.           the statement for this account/patient.
  254.  
  255.           (Note  - you can print statements for patients  excluding
  256.           the insurance liability.  The insurance dollar amount  is
  257.           still  printed on the statement but the total amount  the
  258.           patient  is  requested  to  pay  will  not  include   any
  259.           insurance liability.  The statement can then function  as
  260.           a communications document between you and the patient.)
  261.  
  262.           C) Each statement can have a different message printed at
  263.           the  bottom  of the statement depending upon  the  status
  264.           assigned to the account/patient balance record created by
  265.           the 'Master Aging'.
  266.  
  267.  
  268.                          (V)iew statement selection
  269.  
  270.           With this feature you are able to display on the screen a
  271.           listing  of all accounts/patients processed by  the  last
  272.           'Master  Aging', the balance (including insurance)  owed,
  273.           and related category of aging.
  274.  
  275.           You  can  request  this display  in  sequence  by  either
  276.           account/patient account number or last name. You can also
  277.           indicate  the  account/patient  you wish  to  start  this
  278.           display with.
  279.  
  280.           Displayed information displayed consists of:
  281.           Account - Account/patient account number.
  282.  
  283.           CD - This is the code you assigned to the account/patient
  284.           at  time of account/patient setup. This code  is  located
  285.           between  the  account/patient  account  number  and  name
  286.  
  287.  
  288.  
  289.  
  290.       Page 29
  291.  
  292.  
  293.           prefix.
  294.  
  295.           Responsible party - This is the account/patient name.
  296.  
  297.           ST  - (Statement print (Y/N)) - This flag is set  in  the
  298.           patient  maintenance.  If 'Y' then  this  account/patient
  299.           can   receive   a   statement.    If   'N'   then    this
  300.           account/patient   cannot  receive  a  statement  and   no
  301.           statement will be printed.
  302.  
  303.           BC  - (Billing cycle) - This code is set in  the  patient
  304.           maintenance.  Use of this code field allows you to  setup
  305.           a  special billing cycle for specific  accounts/patients.
  306.           Statements will only be printed if the billing cycle code
  307.           at  time of statement request matches the  billing  cycle
  308.           code  in  the account/patient master. (Note -  A  'blank'
  309.           billing cycle code is a valid code.)
  310.  
  311.           BALANCE   -  This  is  the  account/patient  balance   as
  312.           calculated  at time of the last 'Master Aging'.  (Note  -
  313.           This  may not be the current account/patient balance  due
  314.           to more current charges and receipts.)
  315.  
  316.           STATUS - This is the current category status assigned  to
  317.           this  account/patient as per the last 'Master Aging'  and
  318.           'Bad Debt Assignment's.
  319.  
  320.           (Note  -  This  listing  of  accounts/patients  will  not
  321.           include any new accounts/patients added to your MEDshare#1
  322.           or DENTAL#1 system after the last  'Master  Aging'.  Only
  323.           those accounts/patients in this listing will be processed
  324.           by any selective reporting by this COLLECT system.)
  325.  
  326.  
  327.                              (P)rint statements
  328.  
  329.           Printing  statements  consists of  identifying  the  date
  330.           range,  forms type, aging category,  and  account/patient
  331.           number range.
  332.  
  333.           Operator questions/response
  334.           List  transactions from/to: Enter the from/to date  range
  335.           you  wish  to  print  transaction  detail  for  on   your
  336.           statements.   If  you  are processing  by  'INVOICE'  all
  337.           transactions, up to and including the 'to' date, for  all
  338.           invoices  that  meet  your  request  parameters  will  be
  339.           printed  on the statement.  When processing by  'INVOICE'
  340.           the 'from' date is not used.  When you are processing  by
  341.           'DATE' all transactions prior to and including the 'from'
  342.           date  will be totaled into a 'BALANCE FORWARD' total  and
  343.           only  this total is printed at the top of each  statement
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.       Page 30
  349.  
  350.  
  351.           if the total is not zero.
  352.  
  353.           From date: This is the starting transaction date range to
  354.           be printed. This date is only used if you are  processing
  355.           by   'DATE'.  For  'DATE'  processing   any   outstanding
  356.           transactions  will  be summarized and listed  only  as  a
  357.           'Balance  forward' value at the top of the first page  of
  358.           each account/patient statement. If you are processing  by
  359.           'INVOICE'  all  transactions for each  open  invoice  are
  360.           printed  up  to  and including those for  the  'to'  date
  361.           range.
  362.  
  363.           To date: This is the ending transaction date range to  be
  364.           printed. All transactions after this date are ignored.
  365.  
  366.           Custom  forms (Y/N): - Enter a 'Y' if you are  using  the
  367.           custom  statement  forms supplied by MEDshare.  You  will
  368.           find  that  accounts/patients  are more  willing  to  pay
  369.           statements printed on this type of form. The professional
  370.           appearance  encourages  payment. If you are  using  plane
  371.           paper enter a 'N'.
  372.  
  373.           Print  Practice Name on Forms (Y/N): - If you  are  using
  374.           plane  paper  forms you can either enter a  'Y'  or  'N'.
  375.           Plane  paper  forms printed  on  continuous  personalized
  376.           stationary  have the same affect as custom forms. If  you
  377.           are not using preprinted stationary enter a 'Y' in  order
  378.           to print your practice name. The custom forms supplied by
  379.           MEDshare  require the need to answer with a 'Y'  to  this
  380.           question.
  381.  
  382.           Print  statements  for:  The  following  list  of   aging
  383.           categories can be individually processed for  statements.
  384.           If  you answer a specific category with a 'N'  then  that
  385.           aging  category  will  not receive a  statement.  If  you
  386.           answer  with  a 'Y' then all  accounts/patients  in  that
  387.           category will receive a statement. (Note - This  category
  388.           classification  is assigned to your accounts/patients  by
  389.           the 'Master Aging' cycle. Be sure you have ran a  'Master
  390.           Aging' prior to any statement print request.)
  391.  
  392.                BAD DEBT
  393.                COLLECTIONS
  394.                PENDING COLLECTIONS
  395.                INSURANCE HOLD
  396.                BUDGET PAY
  397.                OVER 120
  398.                OVER 90
  399.                OVER 60
  400.                OVER 30
  401.                CURRENT
  402.  
  403.  
  404.  
  405.  
  406.       Page 31
  407.  
  408.  
  409.                ZERO
  410.                CREDIT
  411.  
  412.           Account  select range: - All statements are printed  only
  413.           in  account  number sequence. You can further  limit  the
  414.           accounts/patients  selected for statements by entering  a
  415.           specific  starting - ending account number  range.  Using
  416.           this feature you can print a single statement.
  417.  
  418.           Billing   cycle      -   Again   you   can   limit    the
  419.           accounts/patients  selected for statements to those of  a
  420.           specific  billing  cycle. (Keep in mind  that  a  'blank'
  421.           billing  cycle  code  will  only  allow  statements   for
  422.           accounts/patients  having  the same 'blank'  code.)  With
  423.           this  feature you can sub-divide your receivables to  the
  424.           point where multiple billings can be performed each month
  425.           - each for a different billing cycle.
  426.  
  427.           Print  DX codes (Y/N): - (MEDshare#1 only) - If you  need
  428.           to have the diagnostic codes printed for the transactions
  429.           listed  on your statements enter a 'Y' otherwise enter  a
  430.           'N'.
  431.  
  432.           Information  Correct (Y/N): Enter a 'Y' if the  displayed
  433.           information is correct otherwise enter a 'N'.
  434.  
  435.           Include  insurance liability in patient  total  liability
  436.           (Y/N):  By entering a 'N' to this request you will  print
  437.           statements  that  request payment only  for  the  patient
  438.           liability. This is a valuable feature that will allow you
  439.           to inform the patient of total charges pending while only
  440.           billing  them  for  their  current  -  non  insurance   -
  441.           liability.
  442.  
  443.           Statement  messages:  - At the bottom of  each  statement
  444.           there is space for a four line message.  COLLECT provides
  445.           you  with  the ability to setup a different  message  for
  446.           each  aging  category.  You will be asked to  review  and
  447.           either  accept or modify each message currently  on  file
  448.           for  the  selected  statements  you  are  printing.   The
  449.           'Master  Aging'  assigns each  account/patient  a  status
  450.           depending  upon  the age of the  oldest  receivables  and
  451.           other   special   conditions  you  have  set   for   that
  452.           account/patient.
  453.  
  454.           (Note - Statements can be printed at any time. Only those
  455.           accounts/patients  processed by the last  'Master  Aging'
  456.           will be considered for statements.)
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.       Page 32
  465.  
  466.  
  467.                              COLLECTION LETTERS
  468.  
  469.           You will find the ability to selectively print collection
  470.           letters is a vary valuable feature of COLLECT.  With this
  471.           ability  you can quickly print any number  of  previously
  472.           composed   letters  to  selected  aging   account/patient
  473.           groups, or even a single patient.
  474.  
  475.           (Note - All letter formats must first be setup using  the
  476.           'LETTER' maintenance function in MEDshare#1 or DENTAL#1.)
  477.  
  478.  
  479.  
  480.                            (V)iew letter selection
  481.  
  482.           With this feature you are able to display on the screen a
  483.           listing  of all accounts/patients processed by  the  last
  484.           'Master  Aging', the balance (including insurance)  owed,
  485.           and related category of aging.
  486.  
  487.           You  can  request  this display  in  sequence  by  either
  488.           account/patient account number or last name. You can also
  489.           indicate  the  account/patient  you wish  to  start  this
  490.           display with.
  491.  
  492.           Displayed information displayed consists of:
  493.           Account - Account/patient account number.
  494.  
  495.           CD - This is the code you assigned to the account/patient
  496.           at  time of account/patient setup. This code  is  located
  497.           between  the  account/patient  account  number  and  name
  498.           prefix.
  499.  
  500.           Responsible party - This is the account/patient name.
  501.  
  502.           ST  - (Statement print (Y/N)) - This flag is set  in  the
  503.           patient  maintenance.  If 'Y' then  this  account/patient
  504.           can   receive   a   statement.    If   'N'   then    this
  505.           account/patient   cannot  receive  a  statement  and   no
  506.           statement will be printed.
  507.  
  508.           BC  - (Billing cycle) - This code is set in  the  patient
  509.           maintenance.  Use of this code field allows you to  setup
  510.           a  special billing cycle for specific  accounts/patients.
  511.           Statements will only be printed if the billing cycle code
  512.           at  time of statement request matches the  billing  cycle
  513.           code in the account/patient master.
  514.  
  515.           BALANCE   -  This  is  the  account/patient  balance   as
  516.           calculated  at time of the last 'Master Aging'.  (Note  -
  517.           This  may not be the current account/patient balance  due
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.       Page 33
  523.  
  524.  
  525.           to more current charges and receipts.)
  526.  
  527.           STATUS - This is the current category status assigned  to
  528.           this  account/patient as per the last 'Master Aging'  and
  529.           'Bad Debt Assignment's.
  530.  
  531.           (Note  -  This  listing  of  accounts/patients  will  not
  532.           include   any   new  accounts/patients  added   to   your
  533.           MEDshare#1  or DENTAL#1 system  after  the  last  'Master
  534.           Aging'.  Only  those  accounts/patients in  this  listing
  535.           be processed by any selective reporting by  this  COLLECT
  536.           system.)
  537.  
  538.  
  539.  
  540.                                (P)rint letters
  541.  
  542.           Printing  letters  consists  of  identifying  the   aging
  543.           category  and  account/patient number range.   After  you
  544.           have identified the accounts/patients to receive  letters
  545.           you are then identify the letters to be printed for  each
  546.           selected group.
  547.  
  548.           Operator questions/response
  549.           Print letters for: The following list of aging categories
  550.           can be individually processed for letters. If you  answer
  551.           a  specific category with a 'N' then that aging  category
  552.           will not receive a letter. If you answer with a 'Y'  then
  553.           all  accounts/patients  in that category will  receive  a
  554.           letter. (Note - This category classification is  assigned
  555.           to your accounts/patients by the 'Master Aging' cycle. Be
  556.           sure  you have ran a 'Master Aging' prior to  any  letter
  557.           print request.)
  558.  
  559.                BAD DEBT
  560.                COLLECTIONS
  561.                PENDING COLLECTIONS
  562.                INSURANCE HOLD
  563.                BUDGET PAY
  564.                OVER 120
  565.                OVER 90
  566.                OVER 60
  567.                OVER 30
  568.                CURRENT
  569.                ZERO
  570.                CREDIT
  571.  
  572.           Account  select range: - All letters are printed only  in
  573.           account  number  sequence.  You  can  further  limit  the
  574.           accounts/patients  selected  for letters  by  entering  a
  575.           specific  starting - ending account number  range.  Using
  576.  
  577.  
  578.  
  579.  
  580.       Page 34
  581.  
  582.  
  583.           this feature you can print a single letter.
  584.  
  585.           Billing cycle - Again you can limit the accounts/patients
  586.           selected  for  letters  to those of  a  specific  billing
  587.           cycle.  (Keep in mind that a 'blank' billing  cycle  code
  588.           is  a  valid  code  and  will  only  allow  letters   for
  589.           accounts/patients  having the same 'blank' billing  cycle
  590.           code.)
  591.  
  592.           Information  Correct (Y/N): Enter a 'Y' if the  displayed
  593.           information is correct otherwise enter a 'N'.
  594.  
  595.           (Note  - Letters can be printed at any time.  Only  those
  596.           accounts/patients  processed by the last  'Master  Aging'
  597.           will be considered for statements.)
  598.  
  599.           Letters  to  be printed:  After you have  identified  the
  600.           accounts/patients  to receive letters you  are  displayed
  601.           the  letter formats currently identified to be  used  for
  602.           each  account/patient status group.  If you need to  make
  603.           changes or additions to this letters selection you can do
  604.           it at this time.  (Note - All letter formats are  created
  605.           and maintained in your MEDshare#1 or DENTAL#1 systems.)
  606.  
  607.           Pause  between  pages (Y/N): If you are using  a  printer
  608.           that  does  not have the ability to print  on  continuous
  609.           forms  enter a 'Y'.  With this response the printer  will
  610.           pause after each page so you can load a new form. If  you
  611.           enter a 'N' then continuous feed without a pause  between
  612.           forms will be used to print all letters.
  613.  
  614.           Enter left margin: Enter the number of print positions to
  615.           be  reserved  for the left margin of  all  letters.  Each
  616.           print position normally requires 1/10 of an inch.
  617.  
  618.           Enter  right margin: Enter the number of print  positions
  619.           from  position  '0'  to be used to  establish  the  right
  620.           margin.   (Right  margin  - left  margin  =  letter  body
  621.           width.)
  622.  
  623.                      ** Letters will now be printed. **
  624.  
  625.  
  626.  
  627.  
  628.  
  629.  
  630.  
  631.  
  632.  
  633.  
  634.  
  635.  
  636.  
  637.  
  638.       Page 35
  639.  
  640.  
  641.                              BAD DEBT ASSIGNMENT
  642.  
  643.           Within the COLLECT system you have the ability to  assign
  644.           specific   accounts/patients  to  one  of  four   special
  645.           categories.  Once assigned to one of these categories they
  646.           will stay in that category until you specifically  remove
  647.           them.   These  categories  cannot  be  set/reset  by  the
  648.           'Master Aging' cycle. You should use these categories for
  649.           those accounts/patients that require special handling.
  650.  
  651.  
  652.  
  653.           (A)ssign  to:   With this function  you  assign  specific
  654.           accounts/patients  to one of four special categories,  or
  655.           remove them from this status.
  656.  
  657.           Entries required by operator:
  658.           Account   -   Enter   the   account   number   for    the
  659.           account/patient you wish to assign to a special  handling
  660.           category.
  661.  
  662.           Assigned  - Enter the date that this account/patient  was
  663.           placed  into  this category. If the  account/patient  has
  664.           already  been  setup  for special handling  you  will  be
  665.           displayed that patient and its current assignment  status
  666.           will be highlighted.
  667.  
  668.           Account/Patient status - Select one of the following four
  669.           special categories to assign this account/patient to.
  670.  
  671.           Special categories
  672.           (B)ad  debt  -  Use this  assignment  to  identify  those
  673.           accounts/patients  that  you have little or  no  hope  of
  674.           receiving any payment from.
  675.  
  676.           (C)ollections  -  Use this assignment to  identify  those
  677.           accounts/patients  you have turned over to a  collections
  678.           agency.
  679.  
  680.           (P)ending  collections - Use this assignment to  identify
  681.           those accounts/patients that you are ready to turn over a
  682.           collection  agency.  This category allows you to  send  a
  683.           special letter to these accounts/patients prior to taking
  684.           any action that may affect their credit standing.
  685.  
  686.           (I)nsurance hold - Use this assignment to identify  those
  687.           accounts/patients  that have a high percentage  of  their
  688.           charges covered by insurance that may take several months
  689.           to  clear. You have then the ability to exercise  special
  690.           control  over  the  statements  you  can  send  to  these
  691.           patients.   Statements can be printed  without  including
  692.  
  693.  
  694.  
  695.  
  696.       Page 36
  697.  
  698.  
  699.           the  insurance  liability  in  the  total  requested  for
  700.           patient payment.  When used this way your statements  act
  701.           as  a communications vehicle between you and the  patient
  702.           that informs them of the fact that charges exist but  are
  703.           currently  an insurance liability.  You can also print  a
  704.           special message at the bottom of these statements  unique
  705.           to this handling.
  706.  
  707.  
  708.           (D)elete  from:   With this function you  can  remove  an
  709.           account/patient  from  this  special  assignment  status.
  710.           When  you select this function you are presented  with  a
  711.           displayed  listing  of  all  current  assignments.   This
  712.           listing is displayed in sequence either by ACCOUNT NUMBER
  713.           or ACCOUNT/PATIENT LAST NAME. You can start this  display
  714.           with  a specific range request or with the first  account
  715.           in this sequence.
  716.  
  717.           To  select the account/patient to remove assignment  from
  718.           use  the  up/down arrow keys to  highlight  the  specific
  719.           displayed  account.  Then press the  <ENTER>  key.   Your
  720.           selection  to  delete  this  account/patient  from   this
  721.           special  assignment  status  is then  requested.  If  you
  722.           answer  with a 'N' your request will be canceled. If  you
  723.           enter a 'Y' the this account/patient will be removed from
  724.           this  status  and returned to one of the  regular  status
  725.           categories.
  726.  
  727.  
  728.           (L)ist  assignments:   You also have the option  to  list
  729.           those   accounts/patients  assigned  to   these   special
  730.           handling  categories  to a printer. This listing  can  be
  731.           either in account or last name sequence.
  732.  
  733.  
  734.  
  735.  
  736.  
  737.  
  738.  
  739.  
  740.  
  741.  
  742.  
  743.  
  744.  
  745.  
  746.  
  747.  
  748.  
  749.  
  750.  
  751.  
  752.  
  753.  
  754.       Page 37
  755.  
  756.  
  757.                                   UTILITIES
  758.  
  759.           The  utilities  provided  with  the  COLLECT  system  are
  760.           limited to only those functions and data files unique  to
  761.           the Collections system.
  762.  
  763.           RE-INDEX COLLECTIONS FILES This utility will rebuild  the
  764.           index  files  for  those files  created  by  the  COLLECT
  765.           system.
  766.  
  767.           ENTER  REGISTRATION  NUMBER In order to use  the  COLLECT
  768.           system past the 100 patient evaluation limits for  Master
  769.           Aging, Statements, and Collection Letters you must  enter
  770.           a  registration number that is unique to  your  practice.
  771.           Your practice name & zip code used by MEDshare#1/DENTAL#1
  772.           is  used for the generation of this  unique  registration
  773.           number.
  774.  
  775.           USER REGISTRATION FORM In order to receive a registration
  776.           number  you  must submit a filled out  registration  form
  777.           along with the requested registration fee.  This  routine
  778.           will  print out that form for you to finish filling  out,
  779.           sign,  and  send in to MEDshare, 4100  West  15th,  Suite
  780.           #103,  Plano,  Texas  75093 or  to  the  distributor  you
  781.           obtained  your  copy of COLLECT from.  You will  in  turn
  782.           receive  a  unique  registration  number,  printed   user
  783.           manual,  and  a  copy  of the  most  current  version  of
  784.           COLLECT.
  785.  
  786.           PURGE  'DELETED' RECORDS:  Over time you will  be  adding
  787.           new  records  to and deleting old records  in  the  files
  788.           maintained  and used by COLLECT.  These deleted  records,
  789.           while  no longer active in your data files, will stay  in
  790.           these  data  files until they are purged  (removed).   To
  791.           remove these records use this 'PURGE' function.
  792.  
  793.           PASSWORD - To access this function you must first enter a
  794.           valid   'PASSWORD'.   This  'PASSWORD'  is   your   'USER
  795.           REGISTRATION NUMBER'.  You will receive this number  when
  796.           you register your usage of COLLECT.
  797.  
  798.           Disk  space - After you have entered a  valid  'PASSWORD'
  799.           you  will be presented with a screen showing the file  to
  800.           be  purged,  the disk space that file requires,  and  the
  801.           total  available  free disk space.  If you  do  not  have
  802.           sufficient free disk space to make a copy of the old file
  803.           do  not continue.  In order to purge data from  your  old
  804.           files  COLLECT  must copy all active data to a  new  file
  805.           first  then delete the old file.  If you are out of  disk
  806.           space  for the new file it cannot be created.  To  obtain
  807.           additional needed disk space you will need to remove  old
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.       Page 38
  813.  
  814.  
  815.           files  no  longer needed by any system you are  using  on
  816.           your  computer.   COLLECT cannot help you in  making  the
  817.           decision  as to what files are no longer needed  and  you
  818.           will  probably  need assistance from  who  ever  provides
  819.           technical support for your computer.
  820.  
  821.  
  822.                                  EXIT TO DOS
  823.  
  824.           Pressing the '<ESC>' while in the COLLECT Master Menu, or
  825.           selecting  the last option from the COLLECT Master  Menu,
  826.           will provide you with your EXIT back to DOS.  As a safety
  827.           factor you will be presented with an 'EXIT'  confirmation
  828.           screen.  If you do not wish to 'EXIT' from COLLECT answer
  829.           'N' to this confirmation screen.  If you are EXITING from
  830.           COLLECT  and  your  initial call was from  the MEDshare#1
  831.           /DENTAL#1 you will be returned directly back their Master
  832.           Menu, otherwise you will be returned to DOS.
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.       Page 39
  871.  
  872.  
  873.